La organización y la planificación son dos de las piezas clave que garantizan el excelente funcionamiento de un evento. Su éxito radica en cubrir y superar las necesidades y expectativas de todos los asistentes. Y para ello hace falta contar con un equipo que aporte tranquilidad y seguridad a los clientes, diversión y satisfacción a los invitados, y que sea capaz de convertir cualquier idea en una realidad.
Es por eso que empresas, instituciones e incluso particulares requieren (y cada vez más) de los servicios que ofrece el planner u organizador de eventos. Su capacidad y habilidades para diseñar, planificar, producir y comunicar un evento no la tiene cualquiera. Hace falta una persona muy preparada académica y profesionalmente para entender y trasladar la imagen que quiere proyectar su cliente.
En este artículo vamos a analizar la figura del organizador de eventos respondiendo a todas tus preguntas y dándote todas las claves para triunfar en este sector.
¡Empezamos!
¿Qué hace un organizador de eventos?
Un event manager es la persona que se encarga de todo el proceso de diseño, planificación y producción de eventos teniendo en cuenta cualquier detalle relacionado con su organización (presupuesto, invitados, decoración, catering, animación, publicidad,…) y trabajando para que se ajuste a los deseos y expectativas del cliente.
¿Es mejor trabajar en una agencia de organización de eventos o como autónomo?
Un organizador de eventos puede estar en plantilla trabajando para una empresa en el departamento de protocolo, formar parte de una agencia especializada del sector o como autónomo con su propio negocio y portafolio de clientes.
Nuestros profesionales en asesoría de imagen corporativa recomiendan comenzar trabajando en agencias especializadas para ir adquiriendo experiencia y conocer de primera mano el sector, y después – si coincide con tus objetivos profesionales – dar el salto a empresas e instituciones hasta llegar a abrir tu propia negocio.
¿Cuáles son sus funciones y responsabilidades?
- Conocer, empatizar y estar a la disposición de su cliente. Como planner deberás conocer y entender a la perfección a tu cliente (sus objetivos, preferencias, inquietudes,…) para diseñar el plan de trabajo. Es muy importante que se sienta parte de todo el proceso. Adáptate a sus horarios ofreciéndole diferentes vías de comunicación. Esto le dará seguridad y tranquilidad, y a ti te permitirá conocerlo mejor.
- Diseñar el plan de trabajo. Un event manager es el encargado de idear y establecer toda la planificación del evento, teniendo en cuenta el objetivo a perseguir, el público objetivo, la imagen corporativa, las fechas de celebración, el timming, el presupuesto, los recursos necesarios, la contratación de espacios y profesionales, el plan de comunicación y márketing, etc. en función de las necesidades de sus clientes.
- Coordinar y liderar equipos. Se trata de una función clave en la organización de cualquier evento. Es por eso que como líder deberás ser capaz de marcar las guías, dirigir y coordinar a todos los profesionales implicados, sean proveedores, anfitriones, invitados o empleados. Procura que tu cartera de proveedores sea amplia en diferentes sectores para poder cubrir cualquier necesidad de alojamiento, transporte, alimentación o entretenimiento.
- Supervisar el evento. Además del trabajo de planificación y ejecución, como planner deberás asegurarte de que el evento se desarrolla según lo previsto. Es por eso que nuestros especialistas te recomiendan asistir a él, ya que, además, te permitirá actuar con rapidez si surge algún problema o alguien hace una petición inesperada.
¿Qué eventos puede organizar?
Un planner puede organizar cualquier tipo de evento. Y es que actualmente, en un mundo donde la imagen cada vez es más importante, son muchas las empresas e instituciones que contratan sus servicios, así como particulares que quieren convertir sus celebraciones en un acto para recordar toda la vida.
Eventos empresariales:
Almuerzos de trabajo
Cenas de gala
Aniversarios
Charlas y coloquios
Congresos y convenciones
Conferencias
Ferias
Eventos políticos:
Ruedas de prensa
Comparecencias
Discursos
Debates políticos
Nombramiento de funciones
Actos conmemorativos
Eventos académicos:
Congresos
Seminarios
Jornadas
Foros
Debates
Eventos sociales:
Bodas
Bautizos y comuniones
Graduaciones
Despedidas de soltero
Reuniones familiares
Eventos deportivos:
Entregas de premios
Maratones
Campeonatos
Torneos
Exhibiciones
Sin embargo, el mundo de la organización de los eventos ha evolucionado hasta tal punto que a día de hoy muchas reglas de protocolo para llevar a cabo un evento ya no son suficientes para garantizar su éxito. Y es que como aseguran nuestras especialistas en asesoría de imagen corporativa, es necesario actualizar los conocimientos y estar al día de las últimas técnicas y propuestas en comunicación, diseño, producción y escenografía.
¿Qué hay que estudiar para ser organizador de eventos?
Aunque las aptitudes y habilidades personales son un aspecto muy importante para triunfar en esta profesión, es necesario partir de una buena formación académica.
Es por eso que para poder dedicarte al mundo de la organización de eventos, te recomendamos empezar con una Formación Profesional de Grado Superior de Asesoría de Imagen Personal y Corporativa, con la que obtendrás los conocimientos básicos en usos sociales, protocolo, imagen corporativa, marketing y comunicación aplicados a la organización de eventos.
Y es que el Grado Superior de Asesoría de Imagen es el primer paso para empezar a formarte en este sector, ya que con él conseguirás una base muy sólida de todas las áreas que vas a trabajar en un futuro, sobretodo porque te permitirá hacer prácticas en importantes empresas y agencias del sector de la moda, la imagen y los eventos.
Además, este Ciclo Formativo te abrirá las puertas a seguirte formando en el sector con los conocimientos ya asumidos. Una gran ventaja que te ayudará a destacar e ir más allá tanto en la universidad como en el mundo profesional.
¿Cómo debe ser un organizador de eventos?
Para llegar a ser un exitoso organizador deberás trabajar y desarrollar algunas características y habilidades personales. Es muy importante que seas asertivo y empatices con tus clientes para entender todas sus preocupaciones y darles la tranquilidad y seguridad que necesitan.
También te recomendamos ser muy organizado, disciplinado y constante con el trabajo. En muchas ocasiones deberás estar preparado para gestionar diferentes temas a la vez. Es por eso que el ingenio también deberá formar parte de tu día a día, ya que tendrás que ser capaz de manejar y resolver cualquier situación aprovechando todos los recursos.
